Privacy wetgeving (AVG/GDPR) – Geldig vanaf 25 mei 2018

AVD algemene verordening gegevensbescherming
GDPR general data protection regulation

Deze wetgeving bestaat uit 3 thema’s
Het bewaren van persoonsgegevens
Het beschermen van persoonsgegevens
Het melden van datalekken bij de toezichthouder

Inschrijfformulier (dus bij inschrijving nieuw lid)
(NAW gegevens/mobiele nummers/emailadressen/rekeningnummer voor incasseren van contributie+ handtekening ouder)
Verder nog eenmalig toestemming voor beeldmateriaal*

Gezondheidsformulier (voor weekend/kamp)
NAW gegevens/zwemdiploma’s/gegevens zorgverzekering/contactpersoon in geval van nood/gegevens huisarts/medische gegevens**

Emailadressen
Alle mailing vanuit bestuur en/of speltakleiding zal via BCC worden verstuurd, zodat geen enkel emailadres zichtbaar is bij de ontvangers van de mail.

WhatsApp groepen
Aangezien momenteel (bijna) iedere speltak een eigen groepsapp heeft met de ouders, wordt de volgende tekst*** aangeleverd aan iedere speltak. De speltakleiding zal deze medio mei 2018 op de groepsapp plaatsen. Indien er ouders zijn die hiermee niet akkoord gaan, worden deze uit de groepsapp verwijderd. Indien de ouders nadien toch weer in de groepsapp wil deelnemen, zal deze via een koppeling worden uitgenodigd. Deze koppeling is nodig bij nieuwe toevoegingen, zodat de ouder zelf de verantwoordelijkheid neemt dat hij/zij in de groepsapp gaat deelnemen, en zijn/haar mobiel nummer + profielfoto zichtbaar wordt voor de overige groepsdeelnemers/ouders.

Beeldmateriaal/foto’s
Eerder al aangegeven (bij het inschrijfformulier): de éénmalige toestemming van ouders, waarbij we aangeven waarvoor het beeldmateriaal gebruikt kan worden en op welke kanalen dit verspreid wordt, en waarbij we aangeven dat deze toestemming altijd ingetrokken kan worden. Bij foto’s/film/maar ook beelden/schilderijen/karikaturen etc. kun je te maken krijgen met het portretrecht (= het recht van degene van wie een afbeelding is gemaakt) en het auteursrecht(=copyright/maker van een werk mag als enige beslissen over de exploitatie van de werken die hij/zij heeft gecreëerd). Ondanks eventuele verkregen toestemming vooraf, mag een foto (film etc.) nog altijd niet openbaar worden gemaakt als een redelijk belang van de geportretteerde wordt geschaad. Wees dus alert met het plaatsen/publiceren van foto’s, geen foto’s in badkleding of die als gênant kunnen worden ervaren. Laat de Scoutingactiviteit zien en niet alleen het kind.

(*) Éénmalige toestemming om beeldmateriaal op website Scouting Asten en sociale media te zetten. Hierbij wordt aangegeven dat ouders altijd deze toestemming kunnen intrekken. Vanaf juni 2015 hebben we deze toestemming al op het inschrijfformulier gezet, dus daar hebben desbetreffende ouders al voor getekend. Alle leden die vóór juni 2015 ingeschreven staan in SOL (Scouts Online) worden halverwege mei 2018 nog aangeschreven voor deze éénmalige toestemming. Inschrijfformulieren worden op papier bewaard in een map bij de ledenadministratie. Alle gegevens die digitaal zijn binnengekomen zullen digitaal worden verwijderd, direct na verwerking in SOL.
In SOL zijn de gegevens (NAW) alleen per speltak zichtbaar voor speltakleiding en secretaris Scouting Asten.

(**) Medische gegevens zoals medicijngebruik/allergieën zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze mogen niet worden opgenomen in SOL.
In het gezondheidsformulier (welke we voortaan in het begin van het nieuwe Scoutingseizoen vanuit de ledenadministratie via mail naar de ouders sturen) wordt duidelijk aangegeven voor welke activiteiten deze gegevens nodig zijn (weekend/hike/zomerkamp) en wordt duidelijk aangegeven hoe en wanneer deze gegevens worden verwerkt en verwijderd. Deze gegevens worden namelijk – na verwerking in SOL (muv de bijzondere persoonsgegevens) verwijderd uit mail/via papierversnipperaar vernietigd bij ledenadministratie. De bijzondere persoonsgegevens worden in de rode map op de blokhut in een afgesloten kast bewaard. Na het zomerkamp (dus einde Scoutingseizoen) worden deze bijzondere persoonsgegevens door de ledenadministratie via een papierversnipperaar vernietigd. Ieder nieuw Scoutingseizoen moet deze actie opnieuw worden uitgevoerd.

(***) “Hallo ouders. Momenteel zit je in deze groepsapp als ouder. Je mobiele nummer is in deze groepsapp zichtbaar voor alle groepsdeelnemers. In verband met de nieuwe privacywetgeving vanaf 25 mei 2018 vinden wij het als Scouting Asten gepast om je hierop te wijzen. Ga je niet akkoord met deze zichtbaarheid dan kun je jezelf (laten) verwijderen. Wil je daarna toch weer deelnemen aan deze groepsapp, dan kun je dat doorgeven aan de desbetreffende leiding. Zij zullen je voortaan via een link laten toevoegen”